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Zitiervorschlag: Schön, LR 2020, S. 52, [●], www.lrz.legal/2020S52

 
Carmen Schön
Managementberaterin, Kanzleiberaterin, Juristencoach | SCHOEN Managementberatung

Kanzleien befinden sich im Umbruch. Der Einsatz neuer Software wird in den Arbeitsalltag und die Bearbeitung von Mandaten integriert und gewinnt zunehmend an Bedeutung. In welchem Ausmaß und in welcher Form wird von vielen Faktoren abhängen.

Da stellt sich die Frage, was genau den zukünftigen Erfolg dieser neuen Tools ausmachen wird. Sind es die neuen Datensätze und Programme per se oder müssen noch weitere Faktoren hinzukommen, um damit auch Innovationskraft auszulösen? Neue Technologien werden am Ende „ein Stück Software“ bleiben, die isoliert betrachtet, viele Bereiche verändern können, wenn die Umgebung sich entsprechend anpasst und Räume eröffnet werden, diese auch einzusetzen. Daher benötigt ein neues Datenprogramm verschiedene andere Elemente, um seine volle Kraft bzw. seinen Mehrwert entfalten zu können. Kurz zusammengefasst kann man diese unterteilen in:

  • Offene Haltung des Managements und des jeweiligen Anwalts,
  • Die Bereitschaft, bestehende Prozesse, Strukturen und Arbeitsabläufe in Frage zu stellen,
  • Eine Arbeitskultur bzw. ein innovativer Arbeitsplatz, der neue Gedanken zulässt und Raum gibt, dass diese sich weiter entfalten können.

 

 

 

Offene Haltung des Managements und des jeweiligen Anwalts

Wenn das Denken das Handeln bestimmt, dann beginnt die Veränderung und Innovationskraft immer im Kopf. Es ist letztlich die Haltung und Sichtweise des Managements und jeden einzelnen Anwalts, das darüber entscheidet, ob Innovation, Kreativität und neues Denken erlaubt, ermöglicht und in der Kanzlei gefördert wird. Es ist ein Unterschied, ob Kanzleien sich mit Legal Tech beschäftigen „müssen“ oder „wollen“, da sie selbst ein großes Interesse daran haben, Abläufe und Prozesse zu verändern.

Aber wie kommt man als Kanzlei oder Anwalt zu einer offenen und positiven Haltung gegenüber Legal Tech? Dieses gelingt nur, wenn wir uns bewusst machen, was wir mit neuen Systemen gewinnen und was sich dadurch für uns positiv verändern wird. Wir sollten uns auf den dadurch möglicherweise entstehenden Mehrwert konzentrieren und diese offene und positive Haltung in der in- und externen Kommunikation klar zum Ausdruck bringen. Vielleicht bedienen wir uns hierzu Beispielen, die es in Unternehmen schon oftmals gab. Wie gehen große Unternehmen mit Innovation um und was gewinnen sie dadurch? Welche Märkte eröffnen sich ihnen? Kann ich mit dieser Offenheit und Neugier auch in meinem beruflichen Umfeld an Themen herangehen? Was wird dadurch interessanter für mich?


Die Bereitschaft, bestehende Prozesse, Strukturen und Arbeitsabläufe in Frage zu stellen

Die offene Haltung stellt die Basis für Veränderung dar. Hinzukommen sollte aber auch die Bereitschaft, bestehende Prozesse, Strukturen und Arbeitsabläufe per se in Fragen zu stellen. Denn neue Datensätze können oftmals erst dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn die dafür vorhandenen Strukturen und Arbeitsabläufe auch auf den Prüfstand gestellt werden. Die neue Software ist nicht mehr, aber auch nicht weniger als ein Werkzeug, dass uns bestimmte Prozesse neugestalten möchte. Daher müssen wir diesen entsprechenden Ablauf zunächst noch einmal skizzieren und (gemeinsam mit dem Mandanten) überlegen, an welchen Stellen genau wir uns effektiver und effizienter mit Legal Tech aufstellen können. Dazu gehört dann sicher auch die neu definierte Kommunikation untereinander. Wir können nicht ein neues Werkzeug in einen Ablauf integrieren, ohne die Prozesslandschaft drumherum auch in Frage zu stellen.


Eine Arbeitskultur bzw. ein innovativer Arbeitsplatz, der neue Gedanken zulässt und Raum gibt, dass diese sich weiter entfalten können

Nicht nur die Entwicklung und Programmierung der neuen Software ist Bestandteil der Innovation. Auch Menschen (Haltung) und Abläufe müssen sich entsprechend verändern. Um dieses zu erreichen reicht es nicht aus, ein gut ausgestaltetes IT Office einzurichten. Es braucht daneben auch Anwälte, die bereit – und auch davon überzeugt sind – dass es gut ist, diese neuen Legal Tech Tools einzusetzen und permanent nach neuen Ansatzes der Prozessoptimierung suchen.

Hierzu benötigen wir Büro- und Arbeitsstrukturen, die dieses Denken auch fördern. Wir lernen aus Unternehmen, wie Innovation und Neugier durch entsprechende Arbeitsstrukturen unterstützt und inspiriert werden. Diese „Start-up“ Atmosphäre kann sich äußern über eine neue Bürostruktur, die den Austausch untereinander bewusst fördert. Meeting Räume, die sich von starren Tisch- und Stuhlpositionen trennen und auch das interaktive Arbeiten mit Werkzeugen des Design Thinkings ermöglichen.

Mit einer derartigen Kulturveränderung tun sich die meisten Kanzleien und Anwälte noch etwas schwer. Dieser Schritt ist sicher auch nicht einfach für eine Berufsgruppe, die oftmals eine eher tradierte und Werte bewahrende Sichtweise vertritt und stolz auf die Prozesse und Arbeitsabläufe ist, die in den letzten Jahren geschaffen wurden und bis heute auch erfolgreich umgesetzt werden konnten.

Insoweit wird der Erfolg und die volle Nutzung des Potentials von Legal Tech Ansätzen sicher auch damit zusammenhängen, inwieweit der oftmals werte-bewahrende Anwalt in der Lage sein wird, „neu und frisch“ zu denken und bereit ist, Bewährtes in Frage zu stellen? Dieses wird sicher nur dann passieren, wenn der dadurch entstehende Mehrwert deutlich genug herausgestellt wurde – oder ab einem gewissen Punkt der Druck des Wettbewerbs den Kanzleien keine Wahl mehr lässt, als konsequent in diese Richtung weiter zu denken.

Da man sich als Kanzlei und Anwalt sicher nicht neue Denkweisen unter Wettbewerbsdruck aufdrängen lassen möchte – und dieses in den meisten Fällen auch nicht erfolgreich sein wird (da nicht freiwillig gewählt) tut jede Kanzlei gut daran, jetzt frühzeitig neben der Entwicklung von Legal Tech Tools auch an der Haltung, an Prozessen sowie an neuen Denk- und Arbeitsmodellen zu arbeiten.

 

 

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